Política sobre la información personal

Política sobre la información personal

En la Fundación de interés público Asociación de Intercambio Internacional de la ciudad de Kioto (de aquí en adelante la Asociación), pensamos que proteger la información personal es una responsabilidad social muy importante como una institución pública, además de ser esto un requisito indispensable para obtener la confianza de los integrantes de la comunidad y alcanzar una sociedad de convivencia para diferentes culturas.. En la Asociación administramos la información personal de las personas interesadas y los usuarios con mucho cuidado según la política que sigue para proteger su información personal.

1.Control de la información personal

La Asociación cumple reglamentos tales como la Ley sobre la protección de la información personal y tomamos las medidas necesarias y adecuadas para administrar de forma segura la información personal que poseemos.

2.Propósito y ámbito de la información a obtener.

Cuando la Asociación pide información personal tal como el nombre, dirección, número de teléfono y correo electrónico, avisará de antemano el objetivo de uso y la ventanilla de consulta, recolectando la información personal dentro del ámbito adecuado.

3.Uso de la información personal

La asociación utilizará la información personal de los usuarios y las partes interesadas sólo dentro del alcance del propósito acordado por los usuarios y las partes interesadas.

4.Prohibición de la divulgación de la información a terceras partes.

A menos que existan razones legítimas para divulgar la información personal de los usuarios y partes interesadas a terceras partes, como aquellos casos en los que se recibe el consentimiento de los usuarios y partes interesadas o cuando se solicita legalmente, la Asociación no divulgará la información personal a terceros. Sin embargo, se podrá utilizar y publicar información en datos estadísticos procesados en forma tal que no se puede identificar ni especificar individualmente.

5.Supervisión de subcontratistas.

Para lograr el propósito de uso acordado por el usuario y las partes interesadas, la Asociación al pasar información personal de usuarios y personas interesadas a un subcontratista, mediante un contrato le obliga que la administre al mismo nivel del control estricto que la Asociación, dando la supervisión adecuada para implementar esto.

6.Atención para la divulgación, corrección, eliminación, etc. de información personal

La Asociación, cuando el usuario y las partes interesadas deseen la divulgación, corrección, eliminación, etc. de su información personal, únicamente después de confirma que la persona solicitante es quien dice ser, tratará la información registrada según la solicitud sin demora, dentro del alcance razonable.

7.Asegurar y mejorar la seguridad de la información.

La Asociación implementa medidas de seguridad estrictas para evitar la pérdida, alteración y filtración de información personal de los usuarios y las partes interesadas, administrando la misma en un entorno al que es difícil acceder a personas externas. Además, se establecerá una persona a cargo de la gestión de la información personal que se esforzará por garantizar y mejorar la confidencialidad y precisión de la información personal, lo que continuará mejorando el entorno dentro de la Asociación.

8.Sobre la revisión de la “política de protección de información personal”

Esta política puede ser revisada de acuerdo con el establecimiento y la revisión de las leyes y regulaciones relacionadas.

9.Quejas sobre información personal · Ventana de consultas

Por consultas sobre el manejo de información personal de usuarios y partes interesadas, y solicitudes de divulgación, etc., comuníquese con la siguiente./p>

Tipos de información personal (incluidos los datos personales poseídos) y su propósito de uso

La información personal guardada en la Asociación y la Casa y su propósito de uso son los siguientes:

Tipo Propósito de uso
Información por registro y solicitud. • Comunicación y atención sobre el registro y solicitud etc.
• Brindar información y anuncio sobre los proyectos y servicios realizados por la Asociación
Información por inscripción a los cursos. • Comunicación y atención sobre el curso correspondiente.
• Brindar información y anuncio sobre los cursos, conferencias y servicios realizados por la Asociación.
Información por ser ponente • Comunicación y atención sobre la asistencia de la conferencia y curso correspondiente
• Difundir el CV resumido que entrega el ponente con el fin de publicación en los anuncios etc.
Información por consultas • Comunicación y atención sobre las consultas correspondientes
Información por encuestados • Comunicación y atención sobre las opiniones dadas.
• Análisis estadístico para la planificación de los proyectos y la mejora de servicio (es posible que se publique el dato estadístico procesado en la forma que no se puede identificar el individual).
• Brindar información y anuncio sobre conferencias, cursos y otros servicios proporcionados por la Asociación
Información por ser miembros de comités • Comunicación y atención sobre la gestión del comité correspondiente.
• Brindar información y anuncio sobre conferencias,
• cursos y otros servicios proporcionados por la Asociación Solicitud de colaboración en encuestas etc.
Información por ser usuario de las instalaciones • Comunicación y atención sobre el uso de las instalaciones correspondientes
• Confirmación de pago por transferencia del costo de uso de la instalación.
• Envió de la copia del formulario de solicitud.
• Difundir información del evento y del organizador entregada por el organizador con el fin de la publicación en los anuncios etc.
• Brindar información y anuncio sobre los proyectos, y otros servicios realizados por la Asociación
Información de eventos organizados por el usuario de la instalación • Difundir información del evento y del organizador, número de teléfono, nombre de la persona a cargo facilitada por el organizador con el fin de la publicación en los anuncios etc.
Información sobre el elenco de conferencias etc. • Comunicación y atención sobre la asistencia en el evento correspondiente
• Difundir CV resumido que entrega el organizador con el fin de su publicación en los anuncios etc.
• Brindar información y anuncio sobre los proyectos, y otros servicios realizados por la Asociación
Información por encuestados • Comunicación y atención sobre las opiniones dadas.
• Análisis estadístico para la planificación de los proyectos y la mejora de servicio (es posible que se publique el dato estadístico procesado en la forma que no se puede identificar el individual).
• Brindar información y anuncio sobre los proyectos, y otros servicios realizados por la Asociación
Otras consultas y solicitud de materiales etc. • Comunicación y atención
• Envío de materiales relacionados etc.

※Aquellos que no quieran recibir información sobre los proyectos y otros servicios realizados por la Asociación por correo postal o correo electrónico, pueden avisarlo en su solicitud o después y dejaremos de enviársela.

Ítems de información que se divulgarán posterior solicitud (Información que contribuye a la identificación de personas por la posesión de la información personal)

Los ítems de la información personal que se divulgarán por la solicitud son:

  • ・Nombre
  • ・Sexo
  • ・Edad-Fecha de Nacimiento
  • ・Dirección
  • ・Nacionalidad
  • ・Número de teléfono
  • ・Correo electrónico
  • ・Profesión・Información sobre el lugar de trabajo
  • ・CV resumido